Igersheim ist eine kleine Gemeinde in Baden-Württemberg. 5.600 Menschen sind dort zu Hause und können seit etwas mehr als zwei Jahren ihrer Gemeindeverwaltung Hinweise und Anliegen ganz einfach online mitteilen. Möglich macht das der Mängelmelder der Gemeinde, der „Onlinemelder Igersheim“. Die kleine Gemeinde setzt beim Anliegenmanagement auf ein etabliertes System, den Mängelmelder Pro der wer denkt was GmbH. Dass eine so kleine Gemeinde ein professionelles digitales System für die Bearbeitung der Bürgeranliegen nutzt, mag zunächst verwundern. Schließlich gibt es auch einfache Formularlösungen, die bei Kommunen dieser Größe häufig ausreichen. Doch in Igersheim hat man schnell erkannt, dass ein professionelles Anliegenmanagementsystem mehr kann und sich daher ganz bewusst dafür entschieden. Bettina Baumbusch, Kommunikationsbeauftragte der Gemeinde Igersheim, hat die Einführung der Software für digitales Anliegenmanagement begleitet und war maßgeblich an der kreativen Nutzung des Online-Tools, u.a. im Rahmen einer Ukraine-Hilfsaktion beteiligt. Sie berichtet in diesem Artikel davon und zeigt, wie der Onlinemelder Igersheim zu einer wichtigen Säule der Bürgerkommunikation geworden ist.
Mehr als Mängel melden: das Anliegenmanagementsystem als vielseitiges Tool
Unsere kleine Gemeinde Igersheim hat 5.600 Einwohner und liegt im Nordosten von Baden-Württemberg. Die Gemeinde wurde 2019 als eine von neun Kommunen in das Modellprojekt „Digitalisierung und Heimat“ vom Land Baden-Württemberg aufgenommen. Durch dieses Förderprojekt und entsprechende Fördermittel wurde zum einen meine Stelle als Kommunikationsbeauftragte geschaffen. Zum anderen konnten wir durch das Projekt im Zuge des Website-Relaunchs 2021 einen Mängelmelder einführen. Wir haben uns damals bewusst für ein professionelles Anliegenmanagementsystem entschieden, denn uns war von Beginn an klar, dass wir ein solches Tool wie den Mängelmelder Pro vielseitig einsetzen können – nicht nur für klassische Mängel. Aus diesem Grund haben wir dem Mängelmelder in Igersheim einen etwas neutraleren und allgemeineren Namen gegeben: er heißt „Onlinemelder“. Außer einer Rubrik mit Lob und Verbesserungsvorschlägen hatten wir allerdings zunächst keine konkreten Ideen für eine andersartige Nutzung vor Augen.
Dann kam der 24. Februar 2022, an dem leider der Krieg in der Ukraine begann. Als wir die ersten Informationen über die zu erwartende Anzahl an Kriegsvertriebenen aus der Ukraine vom Land Baden-Württemberg erhielten, war klar, dass auch wir als Gemeinde ein erstes Zeichen setzen und aktiv werden müssen. Am Samstag, den 5. März 2022 fand eine Friedenskundgebung in Igersheim statt. Viele Menschen der Gemeinde nahmen daran teil und zahlreiche wollten helfen. Sachspenden, Kleidung, Nahrungsmittel, freie Zimmer – es gab die unterschiedlichsten Hilfsangebote. Zunächst erhielten wir die Angebote auf Zetteln. In der weiteren Bearbeitung war das jedoch eher suboptimal und mit großem Verwaltungsaufwand verbunden.
Onlinemelder für Aktion „Igersheim hilft“
Ein Artikel über die Stadt Aichtal in der Süddeutschen Zeitung inspirierte uns – dort wurden die Hilfsangebote digital gesammelt. Für uns war klar: Das wollten wir auch. Bereits am Sonntag nach der Friedenskundgebung kam es daher zu einem regen Austausch per E-Mail zwischen Bürgermeister Frank Menikheim, Ehrenamtskoordinatorin Ingrid Kaufmann-Kreußer, Integrationsmanager Philipp Fernald und mir als Kommunikationsbeauftragter. Nach nicht einmal 2,5 Stunden schriftlichem Austausch waren wir uns einig und legten fest: Für die Aktion „Igersheim hilft“ nutzen wir als Tool den Onlinemelder!
Am Abend des selbigen Tages startete die technische Umsetzung. Das ging so fix, dass wir schon am Dienstag, den 8. März 2022, die Bevölkerung über Social Media, Homepage und den Gemeindeboten über die Möglichkeit der Online-Einreichung informieren konnten. Damit konnten die Menschen in Igersheim ihre Hilfsangebote ganz einfach über den Onlinemelder abgeben. Personen, die nicht online unterwegs waren, konnten ihre Angebote parallel aber auch weiterhin in Papierform melden. Diese wurden durch Mitarbeiter:innen der Gemeinde ebenfalls im Onlinemelder erfasst, so dass wir alles zentral und digital verwalten konnten.
Wie lief die Umsetzung?
Wir haben im System für die Aktion „Igersheim hilft“ zunächst vier verschiedene Kategorien angelegt: 1. Angebot Wohnung / Zimmer, 2. Sachspenden, 3. Dolmetscherdienste und 4. Betreuung / Begleitung / Projekte. Dabei haben wir im System hinterlegt, dass alle Meldungen dieser Kategorien nach der Freigabe nicht auf der Karte angezeigt werden, sondern ausschließlich intern weiterverarbeitet werden können. Dafür richteten wir für die Ehrenamtskoordinatorin, den Integrationsmanager und für mich als Kommunikationsbeauftragte eine zusätzliche, gemeinsame E-Mail-Adresse ein. In diesem Postfach gingen alle Informationen über neue Meldungen aus den Hilfsangebot-Rubriken ein.
Um insbesondere bei den Sachspenden den Überblick zu behalten, haben wir dann zusätzliche Unterkategorien wie „Damenbekleidung“, „Fahrzeuge“, „Kinderspielzeug“ usw. angelegt und eingehende Meldungen ggf. gesplittet und diesen Kategorien zugeordnet. So konnten wir schneller herausfinden, wer was zur Verfügung stellen kann oder gezielt in einer Unterkategorie nach der passenden Spende suchen. Da es bei der weiteren Bearbeitung oftmals so war, dass die Namen der Spender bekannt waren, wurden die Filterfunktionen so erweitert, dass auch eine Suche nach Vor- und Nachname möglich wurde.
Ergebnis: mehr als 150 Hilfsangebote über den Onlinemelder
Diesen Weg zu gehen, war ein voller Erfolg. Das zeigt sich zum einen an der intensiven Nutzung durch die Menschen unserer Gemeinde. Über 150 Hilfsangebote wurden über den Onlinemelder eingereicht. Zum anderen erwies sich die Abwicklung über das Anliegenmanagementsystem und den Onlinemelder als praktische Lösung für alle Beteiligten. So ging das Einreichen von Hilfsangeboten rund um die Uhr ohne Zeitverlust. Zugleich konnte die Erfassung und Verwaltung sowie anschließende Verteilung aller Angebote zentral und effizient erfolgen.
Kreative Nutzung des Mängelmelders auch für Frühjahrsputz
Diese positive Erfahrung motivierte und inspirierte uns, das Anliegenmanagementsystem Mängelmelder Pro auch noch in anderen Anwendungsfeldern in Igersheim zu nutzen. So etwa beim traditionellen Frühjahrsputz. Ende März 2022 kam der Mängelmelder dabei erneut zum etwas außergewöhnlichen Einsatz. Beim Frühjahrsputz treffen sich jährlich freiwillige Helfer (Vereine und Privatpersonen) und sammeln Müll in verschiedenen Bereichen der Gemeinde.
Doch was tun, wenn der Müllsack voll oder der gefundene Müll schlichtweg zu schwer ist? Mit dem Onlinemelder liegt die Lösung auf der Hand: Einfach eine Meldung mit Ortsangabe und Bild in den Onlinemelder setzen. Genauso wurde es beim Frühjahrsputz dann auch gemacht. Am Ende der Aktion habe ich als Kommunikationsbeauftragte alle neu eingetroffenen Meldungen kurz geprüft und die relevanten Informationen an die beiden Bauhof-Mitarbeiter weitergeben, die anschließend die Müll-Einsammel-Runde drehten. So schnell werden wohl selten Meldungen abgearbeitet!
Onlinemelder beim Hof-zu-Hof-Flohmarkt
Auch bei unserem Hof-zu-Hof-Flohmarkt unterstützt der Onlinemelder ein effektiveres Arbeiten in unserer Gemeinde. Diese Flohmarkt-Variante wurde als Alternative zum jährlichen Hallenflohmarkt während Corona ins Leben gerufen und fand in unterschiedlichen Wohngebieten statt. Jeder in Igersheim hatte die Möglichkeit auf der eigenen Hofeinfahrt, in der Garage oder im Garten einen Flohmarktstand zu betreiben. Die Anmeldung erfolgte dafür zunächst per E-Mail über eine ehrenamtliche Helferin unseres BürgerNetzWerks. Nach dem Anmeldeschluss erstellten verschiedene Gemeindemitarbeiter:innen dann eine Übersichtskarte, auf der alle Flohmarktstände eingezeichnet waren. Die Erstellung dieser Übersichtskarte war jedoch sehr zeitintensiv. Deshalb haben wir für den 2. Hof-zu-Hof-Flohmarkt nach einer besseren Lösung gesucht.
Diese Lösung hieß: Onlinemelder. Über das digitale Tool, das jeder in Igersheim nutzen kann, wickelten wir die komplette Flohmarkt-Anmeldung ab. Auch die manuelle Erstellung einer Übersichtskarte mit den Flohmarktständen war dank Onlinemelder nicht mehr notwendig. Im Zuge der Anmeldung wurde die entsprechende Adresse des Standes eingetragen. Dadurch erschien auf der Übersichtskarte automatisch ein Marker – der Stand war somit für alle Interessierten sichtbar, ohne dass zusätzlicher Aufwand in der Verwaltung entsteht.
Auf diese Weise sorgte der Onlinemelder für eine einfachere und schnellere Kommunikation mit den Menschen in unserer Gemeinde und entlastete mich und meine Kolleg:innen in der Vorbereitungszeit täglich. Zwischenzeitlich gibt es im Frühjahr einen zentralen Flohmarkt in der Ortsmitte und im Herbst wieder den traditionellen Hallenflohmarkt. Sollte es jedoch nochmals einen Hof-zu-Hof-Flohmarkt geben, dann ist bereits heute klar: Der Onlinemelder wird wieder mit von der Partie sein!
Über die Autorin:
Bettina Baumbusch ist seit September 2020 Kommunikationsbeauftragte der Gemeinde Igersheim. Diese Stelle wurde zunächst befristet im Rahmen des Förderprojekts „Digitalisierung & Heimat“ des Landes Baden-Württemberg geschaffen, aber noch vor Ende des Förderprojektes durch den Gemeinderat entfristet. Nach Umsetzung der verschiedenen Projektmaßnahmen während des Förderprojektes kümmert sich Bettina Baumbusch nun weiterhin um Fortführung dieser Themen, aber auch um Öffentlichkeitsarbeit und Digitalisierung in Igersheim. Als studierte Informatikerin ist sie beim Mängelmelder sowohl für die Administration und die Freigabe von Meldungen als auch für die Umsetzung neuer Nutzungsideen zuständig.
Zum Onlinemelder Igersheim und seinen unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten in der Gemeinde spricht Bettina Baumbusch auch auf YouTube im Praxistalk „Anliegenmanagement mit Mängelmelder Pro. Praxisbeispiel Igersheim“. Hier klicken und YouTube-Video ansehen.
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