Das Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt (MB) betreibt seit 2023 eine zentral administrierte Umfrageplattform. Über diese Plattform führen sowohl das Ministerium als auch nachgeordnete Dienststellen – z.B. das Landesschulamt oder die Landeszentrale für politische Bildung – kontinuierlich Befragungen durch. Regelmäßig werden so statistische Daten von Schulen, den dortigen Lehrkräften sowie weiterem pädagogischen Personal erhoben. In einem Online-Praxistalk haben wir über diese Plattform mit Andreas Goeze gesprochen. Der Sachbearbeiter im Referat Digitale Bildung im Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt war maßgeblich am Aufbau der zentralen Umfrageplattform beteiligt. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Einblick in die zentrale Umfrageplattform – von der Einführung über Details zu Technik und Struktur bis hin zu Erfahrungswerten, Herausforderungen und Vorteilen.
Von der Idee zur strukturierten Lösung
Was passiert, wenn jede Abteilung ihre eigenen Umfragen erstellt – mit teils unterschiedlichen Tools, Formaten und Zielstellungen? Genau diese Ausgangslage war es, die das Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt dazu veranlasste, eine zentrale Umfrageplattform einzuführen. Andreas Goeze, Sachbearbeiter im Referat Digitale Bildung, war maßgeblich am Aufbau beteiligt und kennt die Herausforderungen und Schwierigkeiten, die vor der Einführung der Plattform bestanden.
Die Ausgangslage zeichnet er so: Es arbeiteten verschiedene Fachabteilungen mit unterschiedlichen, teils kommerziellen Tools. Eine gemeinsame Linie fehlte. Die Folge: Doppelte Abfragen bei den Schulen, Intransparenz über bereits erhobene Daten, unklare Zuständigkeiten. Goeze beschreibt das anschaulich: „Die rechte Hand wusste oft nicht, was die linke tut.“ Viele Anfragen an Schulen überschritten notwendige Grenzen – nicht aus bösem Willen, sondern aus fehlender Koordination. Der Bedarf nach einer zentralen, einheitlichen Lösung war deutlich.
Zentrale Umfrageplattform: Ein strategisches Projekt mit Open-Source-Basis
Der Aufbau der Plattform erfolgte auf Basis von LimeSurvey – einer Open-Source-Software, die flexibel und datenschutzkonform einsetzbar ist. Der Clou: Statt wie bei kommerziellen Lösungen von einem Anbieter abhängig zu sein, kann das Ministerium die Plattform selbst betreiben oder den Betrieb gezielt ausschreiben – unabhängig von der Software selbst. So bleibt die langfristige Nutzbarkeit gesichert.
Die Wahl für LimeSurvey fiel bewusst, weil sich damit sowohl einfache statistische Abfragen als auch komplexe Berichtsanlässe realisieren lassen. Von Schülerzahlen über Bedarfsanalysen bis hin zu Sonderberichten der Schulsozialarbeit – die Bandbreite der Anwendungsfälle ist groß.
Struktur und Zuständigkeit: Zentral, aber flexibel
Obwohl die Plattform zentral verwaltet wird, sind verschiedene Landesinstitutionen eingebunden: das Landesinstitut für Schulqualität und Lehrerbildung (LISA), das Landesschulamt (LSchA) und die Landeszentrale für politische Bildung (LpB). Jede Institution verfügt über eigene Administrator:innen, die Umfragen in Eigenregie durchführen können – im Rahmen definierter Standards.
Der Vorteil der gemeinsam genutzten Plattform liegt auf der Hand: Einheitliche Layouts und vorstrukturierte Umfragevorlagen sorgen für eine professionelle Außenwirkung. Gleichzeitig bleibt genug Flexibilität, um spezifische Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen umzusetzen. Die Plattform vereint so zentrale Kontrolle mit dezentraler Anwendungskompetenz.
Benutzerfreundlichkeit als Schlüssel
„Fassen Sie nichts an, machen Sie nichts kaputt, stellen Sie nur Ihre Fragen ein“ – so fasst Andreas Goeze augenzwinkernd die Philosophie der Plattform zusammen. Und tatsächlich: Die Bedienbarkeit ist bewusst einfach gehalten. Dank vorbereiteter Design- und Umfrage-Vorlagen, Nutzerhandbücher und angepasster Menüstrukturen können auch unerfahrene Nutzer:innen rasch Umfragen erstellen.
Ein Beispiel: Schulen erhalten Serienbriefe mit individuellen Zugangscodes. Wird dieser Code eingegeben, erscheinen automatisch schulbezogene Daten wie Name, Adresse oder Schulnummer vorausgefüllt im Formular. Fehlerquellen werden so minimiert, und die Datenqualität steigt.
Einheitlichkeit statt Datenchaos dank Umfrageplattform
Goeze nennt zahlreiche Anekdoten aus der Vor-Plattform-Zeit, in der Daten per Excel-Serienbrief und Freitext zurückgeschickt wurden – unstrukturiert, uneinheitlich, schwer auswertbar. Heute gehört das der Vergangenheit an. Dank strukturierter Exporte, etwa über standardisierte Fragecodes, ist die Nachverarbeitung klar und effizient.
Gerade bei zeitkritischen Abfragen – wie zum Beispiel zur Anzahl von Schüler:innen mit bestimmten Merkmalen – hat sich das System bewährt. Wo früher Datenchaos herrschte, gibt es heute saubere Rückläufe und automatisierte Auswertungen.
Multiplikation: Wenn Erfolg Kreise zieht
Ein interessanter Nebeneffekt: Die Plattform hat sich als Multiplikator bewährt. Anfragen aus anderen Behörden – teils außerhalb des eigenen Geschäftsbereichs – landen regelmäßig bei Andreas Goeze. Denn: Die Plattform ist nicht nur funktional, sondern auch bekannt. Wer eine Umfrage durchführen möchte, wird über Fortbildungen oder persönliche Kontakte auf das System aufmerksam und möchte es ebenfalls nutzen.
Herausforderungen: Technik, Struktur, Kommunikation
Der Weg zur funktionierenden Plattform war nicht frei von Hindernissen. Ein zentrales Thema war die Auswahl der geeigneten Software. Viele kommerzielle Tools fielen durch – etwa, weil Änderungen in einer Umfrage bestehende Datenbestände löschen konnten. Auch der Punkt „Schutz vor Fehlbedienung“ spielte eine Rolle: Ein System, das Datenbanken durch fehlerhafte Attributzuweisungen selbst zerstören kann, war für den angedachten Kontext unbrauchbar.
Ein weiteres Thema: der organisatorische Unterbau. „Wir sind quasi alles: Meta- und Mikroebene, Strategie, Ausschreibung, Support“, so Goeze. Die Vielfalt der Aufgaben – von der Nutzerverwaltung bis zur vertraglichen Klärung – erfordert ein breites Skillset und gute Koordination.
Erfolgsfaktor Dokumentation und Support
Ein großer Teil des Erfolgs ist auf gute Dokumentation und kontinuierlichen Support zurückzuführen. Schulungen, Austauschformate und Erklärhilfen sorgen dafür, dass auch weniger technikaffine Kolleg:innen Zugang zum System finden.
Zudem wird auf bewährte Standards gesetzt: Fragen werden als Codes exportiert, Design und Layout sind CI-konform vorbereitet, Support-Anfragen werden systematisch beantwortet. Auch das Anlernen von sogenannten Power-Usern hat sich als hilfreich erwiesen. Ihre Tricks und Automatisierungen – etwa beim Auto-Ausfüllen oder strukturierten Export – haben zur Effizienzsteigerung beigetragen.
Die Plattform als Organisationstool
Nicht jede Nutzung der Plattform ist eine klassische Umfrage. In vielen Fällen dient sie auch als Berichtsinstrument – etwa zur Nachbestellung von Lehrkräften oder Schulgeräten. Auch hier zeigt sich der Vorteil der vorausgefüllten Felder: Selbst wenn Eingaben fehlerhaft sind, kann das System über die hinterlegten Codes die richtigen Zieladressen ableiten und Fehlbuchungen identifizieren.
Kuriose Fälle inklusive: Eine Schule bestellte über den Zugangscode einer anderen Schule – und wunderte sich, dass keine Geräte ankamen. Solche Fehler lassen sich heute nachvollziehen und beheben, weil das System intelligent mit Metadaten arbeitet.
Von der Idee zur Verstetigung
Was als Idee zur Vereinheitlichung von Umfragen begann, hat sich längst zu einem strukturellen Baustein entwickelt. Die Plattform – eingerichtet, konzeptioniert, gehostet und gewartet von der wer denkt was GmbH – wird zunehmend auch außerhalb des Bildungsbereichs wahrgenommen. Der strategische Gedanke, Umfragestrukturen zu zentralisieren, wurde in Sachsen-Anhalt konsequent umgesetzt – mit klaren Zuständigkeiten, professioneller Technik und einer praxisorientierten Nutzung.
Und obwohl die ursprüngliche große Umfrage, die den Anstoß gab, letztlich gar nicht realisiert wurde, ist das System geblieben – und hat seinen Platz gefunden. Im Bildungsbereich des Landes Sachsen-Anhalt ist es heute nicht mehr wegzudenken.
Fazit: Umfrageplattform als Leuchtturmprojekt mit Lernkurve
Die zentrale Umfrageplattform des Bildungsministeriums Sachsen-Anhalt zeigt eindrücklich, wie durchdachte Digitalisierung in der Verwaltung gelingen kann. Sie ist effizient, datensicher, anwenderfreundlich – und vor allem praxisnah. Andreas Goeze hat mit seinem Team ein System etabliert, das nicht nur Abfragen erleichtert, sondern auch Verwaltungsprozesse professionalisiert.
Kommunen, Behörden und Institutionen können aus diesem Beispiel lernen: Einheitliche Plattformen schaffen Struktur, sparen Ressourcen und steigern die Qualität der erhobenen Daten. Und nicht zuletzt zeigen sie, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern ein echter Gewinn für alle Beteiligten sein kann.
Haben auch Sie Interesse an einer zentralen Umfrageplattform? Dann schreiben Sie uns gerne!
Den Online-Praxistalk in ganzer Länge finden Sie auf dem YouTube-Kanal der wer denkt was GmbH. Hier geht’s zum Video: https://www.youtube.com/watch?v=gkapqnv6JNY
Über Andreas Goeze:
Andreas Goeze ist seit 2021 Sachbearbeiter im Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt im Referat Digitale Bildung. Mit den Abschlüssen als Diplomsonderpädagoge sowie später berufsbegleitend Informatiker (FH) war er in verschiedenen Berufsfeldern der Bildung und Wissenschaft tätig, unter anderem an der Hochschule Magdeburg Stendal (FH), dem Helmholtz Zentrum für Umweltforschung UFZ sowie 17 Jahre im Schuldienst als Sonderpädagoge und IT-Admin. Nach der großen Welle des Homeschooling sowie des Aufbaus von Remotearbeitsstrukturen für Homeoffice während Corona ist er auf die strategische Seite gewechselt und seither im Ministerium für Bildung des Landes Sachsen-Anhalt beschäftigt.
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